Je voertuig weer inleveren: alles wat je moet weten

Binnen ondernemingen is het inleveren van een gehuurd voertuig vaak een bron van stress, omdat de kosten vrij snel kunnen oplopen indien het voertuig slecht onderhouden of zelfs beschadigd is. Voor kleine tot middelgrote ondernemingen met een wagenpark behoort deze post vaak tot de top 3 van hun budget. Het is dus belangrijk om bijzonder waakzaam te zijn. Bij het inleveren van een voertuig dat geleverd werd op LTL-basis (langetermijnleasing, vaak voor 24 tot 60 maanden), worden de gemiddelde herstellingskosten (vaak afschrijvingskosten genoemd) geschat op ongeveer 800 euro, maar dit bedrag kan uiteraard variëren van land tot land. We hebben het hier over de LTL-perimeter, of die van LWPO (leasing met aankoopoptie) indien de aankoopoptie niet uitgeoefend wordt. Voor MTL-contracten (middellangetermijnleasing) ligt dit gemiddelde bedrag logischerwijs lager, aangezien hier sprake is van een periode van 1 tot 12 maanden.

Het voertuig inleveren moet echter geen reden tot bezorgdheid zijn. Je mag niet vergeten dat er tussen beide partijen een contractuele overeenkomst gesloten werd. In Frankrijk garandeert de checklist voor het inleveren van een voertuig, ook wel “clausules voor het inleveren van voertuigen” genoemd, transparantie, aangezien beide partijen ervan op de hoogte zijn op het moment dat het contract ondertekend wordt en er een gezamenlijke inspectie gebeurt bij inlevering. Met enkele gouden regels kan je het voertuig op de inleverdatum met een gerust hart terugbrengen bij het verhuurbedrijf.

Voorkomen is beter dan genezen

Een voertuig inleveren is in de eerste plaats iets dat je vooraf moet voorbereiden! Als je dit voor ogen houdt, dan kan je de bestuurder er op het moment van de levering van het voertuig best op wijzen dat het belangrijk is om zorg te dragen voor het voertuig en om eventuele problemen (bijvoorbeeld waarschuwingslampjes op het dashboard) en vooral ongevallen of incidenten te melden. Een ongeval of incident dat niet gemeld wordt, ook al lijkt het onschuldig, zal altijd leiden tot onverwachte kosten.

Daarnaast dekt een leasecontract, ongeacht het type (LTL, LWPO, MTL), niet alleen een periode maar ook het aantal gereden kilometers. Overschrijd je de kilometergrens, dan moet je dit melden aan het verhuurbedrijf voor je het voertuig inlevert, zodat dit opnieuw onderhandeld kan worden en je eventuele boetes kunt vermijden. Uiteraard moet je je nauwgezet houden aan alle onderhoudsafspraken, zodat het voertuig mechanisch steeds in goede staat blijft.

Voor de inspectie: controleer de belangrijkste punten

Wanneer de inleverdatum voor het voertuig nadert, is het belangrijk dat je het voertuig grondig inspecteert. Gewapend met de checklist voor het inleveren van het voertuig kan je zelf controleren of het voertuig in normale staat verkeert, overeenkomstig de leeftijd en het aantal gereden kilometers. De eerste controles hebben betrekking op de buitenkant van het voertuig:

Te controleren punten langs de buitenkant van het voertuig

Koetswerk (deuken, krassen, staat van de bumpers en eventuele andere beschermende voorzieningen)

• Voorbeeld van algemeen aanvaarde slijtage: kleine krasjes zonder roest die door polijsten verwijderd kunnen worden.
• Een voorbeeld van schade die leidt tot facturatie: beschadigde achterklep of deur.

Banden (inclusief wielnaven, lichtmetalen velgen en wielen)

• Voorbeeld van algemeen aanvaarde slijtage: banden met een profiel > 4 mm (slijtage < 50 %).
• Een voorbeeld van schade die leidt tot facturatie: insnijdingen of inkepingen, scheuren of vreemde voorwerpen in de buitenband.

Voorruit en optische elementen

• Voorbeeld van algemeen aanvaarde slijtage: kleine putjes in het glas, lichte krassen die het zicht niet belemmeren (veiligheid).
• Een voorbeeld van schade die leidt tot facturatie: een barst binnen de zone die nodig is voor het zicht van de bestuurder.

Verwaarloos het interieur van het voertuig niet

De tweede controleronde heeft uiteraard betrekking op de bestuurders- en passagierscompartimenten:

Zetels (vlekken, brandplekken, scheuren)

• Voorbeeld van algemeen aanvaarde slijtage: vlekken op de binnenbekleding van de zetels die verwijderd kunnen worden met een algemene standaardreiniging.
• Een voorbeeld van schade die leidt tot facturatie: scheuren of gaten in de zetels.

Binnenstoffering (staat van de bekleding en stoffering van de portieren)

• Voorbeeld van algemeen aanvaarde slijtage: lichte sporen van slijtage (zonder perforatie).
• Een voorbeeld van schade die leidt tot facturatie: gaten in de bekleding van de portieren of het dashboard.

Alle mogelijke voertuiguitrustingen en -toebehoren

• Voorbeeld van algemeen aanvaarde slijtage: lichte sporen achtergelaten door telefoon- of gps-installaties.
• Een voorbeeld van schade die leidt tot facturatie: defecte of onbruikbare elektronische/radioapparatuur.

Je moet ook rekening houden met het begrip normale staat. Dit begrip varieert niet alleen van het ene voertuig tot het andere op basis van de specifieke kenmerken, maar het hangt ook af van het land waar het voertuig ingeleverd wordt. Hoewel bovengenoemde factoren van essentieel belang zijn en voor veel Europese landen dezelfde zijn, moet er naargelang van het geval ook rekening gehouden worden met een aantal andere punten. Voor sommige lichte bedrijfsvoertuigen worden de laadruimte, de bakken en de platte laadvloeren, enz. geïnspecteerd. Dit begrip “normale staat” hangt ook af van elk contract en is dus in geen geval subjectief. Het is ook gebaseerd op aanbevelingen van verschillende Europese instanties die bepalen welke regels gevolgd moeten worden in hun landen (Sesamlld voor Frankrijk, de vereniging PVRLA voor Polen, de vereniging AIAGA voor Italië en de vereniging AEGFA voor Spanje, de BVRLA voor het VK, enz.)

Door op deze factoren te anticiperen kan je eventueel enkele reparaties uitvoeren voordat je het voertuig inlevert en op die manier kan je enkele van de bovengenoemde inleverkosten tot een minimum beperken. Sta je onder tijdsdruk, dan kan je een pre-diagnostische controle laten uitvoeren door een derde partij of door je verhuurbedrijf. Je mag nooit vergeten dat je verhuurbedrijf vaak adviesdiensten aanbiedt en dat ze je graag aan zich willen binden.

Volgens de Sesamlld wordt in Frankrijk gemiddeld één geval van onaanvaardbare schade vastgesteld per voertuig.

Zorg ervoor dat je alle administratieve documenten voor het voertuig in je bezit hebt

Tot slot, en dit aspect wordt vaak over het hoofd gezien, is het uiteraard belangrijk om alle administratieve documenten voor het voertuig bij elkaar te houden (het contract, het logboek, het keuringsbewijs van het voertuig, enz.), evenals de bijbehorende elementen (reservesleutels, onderhoudsgegevens, instructies van de fabrikant, details van het alarmsysteem, enz.). Volg je deze methodologische benadering voor het inleveren van je voertuig, dan moet je het enkel schoonmaken en terugbrengen en kom je niet voor onaangename verrassingen te staan. De huurovereenkomst loopt af zodra het inleveringsbewijs ondertekend is.